Par Gaël HERVE
Le 25 juillet 2018

Le Hellfest 2018 s’est achevé le 24 juin dernier et le constat suivant s’impose : cette édition marque une nouvelle avancée dans la digitalisation de l’expérience du festivalier.

Mais qu’est ce donc que ceci ? La digitalisation c’est l’ensemble des processus dématérialisés qui permettent une plus grande fluidité durant tout le festival aux festivaliers comme aux bénévoles.

Cela se décline par un ensemble d’outils numériques : application web, terminaux avec logiciel tactile dans les bars, bracelet avec puce intégrée, portiques de contrôles d’accès, tous ces petits plus qui font que tout semble fonctionner tout seul, sans effort.

Mais il n’en a pas toujours été ainsi.

Année après année, le festival n’a eu de cesse de se moderniser et de mettre tout en oeuvre pour fluidifier les files d’attente et simplifier la vie des festivaliers comme des bénévoles.

Terminée l’époque du sertissage du bracelet au poinçon, les demi jetons en plastique dans les poches et l’absence de réseau GSM.

Le festivalier de 2018 porte une puce au poignet, prépare son festival en amont en préchargeant son compte et badge à l’entrée du site avec sa puce.

Le premier constat du festivalier numérique avant d’entrer sur le site c’est que les interminables files d’attente de 2016 sont désormais bel et bien reléguées au rang des souvenirs.

Le retour de la puce qui avait fait son apparition en 2015 avant de disparaître puis de revenir en 2017 a cette fois livré tout son sens.

En effet, alors qu’en 2015 on ne comprenait pas bien l’utilité de la chose, c’est cette année une évidence à plus d’un titre :

• le contrôle d’accès : la puce est identifiée par un code identifiant unique et dispose d’une puce intégrée qui permet en scannant une borne d’accès de valider l’accès (vert c’est oui, rouge c’est non). Notez que le contrôle des droits s’applique également dans les espaces à accès restreint (par exemple l’accès presse VIP). Le résultat est une fluidité des entrées relativement bonne et ce malgré un contexte sécuritaire toujours très pesant pour les organisateurs d’événements.
• le système cashless : cette fois c’est la bonne.
  Avec le changement complet du système et du prestataire le cashless est LA grosse réussite numérique de l’année.
  Tout a changé : format, terminaux physiques dans les bars, application bénévoles, prestataire, application grand public et tiers de confiance.
  La carte cashless a disparu et c’est désormais le bracelet et sa puce qui portent vos informations.
  Toujours grâce à cet identifiant unique, lequel est relié à votre compte dans l’application Hellfest. Rechargement du compte en ligne, suivi des dépenses de bar (on ne peut plus dire qu’on ne sait pas ce qu’on a bu c’est terrible!), tout y est jusqu’au Phad Thai mangé vite fait à 16h32 entre deux concerts …
  On a même découvert des fonctionnalités comme le split de commande (pour payer à plusieurs), la consultation du solde etc.
  Assurément une grande réussite, constat partagé autant par les festivaliers que par les bénévoles bar.

C’est à l’entreprise canadienne Greencopper qu’a été confié le soin de développer l’application mobile qui permet au festivalier dématérialiser l’ensemble de l’expérience utilisateur. Le tout piloté par l’application pour mobile (consultation et choix des artistes favoris, lien avec Deezer et écoute, rechargement et gestion du porte monnaie électronique cashless + consultation des comptes…). Spécialisée dans la dématérialisation événementielle, la société équipe également des festivals comme : Rock en Seine, le Download Paris, le Printemps de Bourges ou encore les Vieilles Charrues.

Coté billetterie et système Cashless, le système repose sur les solutions de Weezevent. Un partenariat entre les deux sociétés permet ainsi de lier son code barre généré par la billeterie Weezevent à son application mobile Greencopper afin de précharger son solde par exemple ou de choisir ses favoris.

Tout ceci ne fonctionnant que grâce à une connexion internet en bonne et due forme, le festival a déployé des bornes sur le site (rechargement cashless et connexion wi-fi) sachant que les guichets traditionnels pour recharger existent toujours et font l’objet de bien moins d’attente puisque le système de rechargement en ligne fonctionne (rappelons qu’en 2016, le rechargement n’avait pas pu être déployé via l’application et c’est en grande partie la cause des files d’attente historiques aux guichets).

Alors bien sur le réseau sature encore pas mal par moments, mais ceux qui ont connu les SMS qui mettaient plusieurs heures à arriver jusqu’en 2013/2014 sauront apprécier les progrès effectués depuis.

Des messages personnalisés.

Comme vous êtes authentifiés sur le système, vous pouvez recevoir des notifications adaptées à votre cas : alertes 15 mn avant un concert, diffusion générale aux festivaliers (ex : annonce partenaire, hommage à Vinnie Paul, etc.).

Un plus pour l’orga aussi

Le système permet pour l’organisation d’obtenir en temps réel une vision de ses flux et de ses stocks et de réapprovisionner au plus juste. En outre, il permet de visualiser les performances d’activité par point de vente, voire par vendeur, de déterminer quel produit s’est le mieux vendu, etc et ainsi de mieux accompagner les évolutions futures du festival (prestataires restauration, choix de boissons, etc.)

On peut déjà se poser les questions de quelles améliorations il serait encore possible d’apporter au festivalier numérique ?
Les idées ne manquent pas, notamment au regard des possibilités de fonctions communautaires (mais nécessitant un réseau irréprochable) :

• définitions de groupe de festivaliers
• géolocalisation des amis
• synchronisation du running order Festoch avec les favoris de l’application
• pour l’organisation : analyse des flux pour aider à l’optimisation des espaces
• et surement plein d’autres idées …

Et vous, n’hésitez pas à nous faire part de votre ressenti sur les nouveaux outils numériques en festival.

Et rendez vous l’an prochain avec à n’en point douter de nouvelles innovations technologiques.

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